前回はこちら → 第1回:食堂とだかの「困った」を、トレタが解決します!

食堂とだかの「困った」を解決するために、トレタ社内で立ち上げた「とだかIT化プロジェクト」。いよいよ始動です!

6月某日。
まず、食堂とだかでトレタを使うためのレンタルiPadを用意。そして、そのiPadを納品するため、お店に伺いがてら「導入説明会」を実施することになりました。

導入説明の担当は、セールス&マーケティング部の飯山真帆(通称・まほまほ)。ベテランの小林一晴ことカズハル先輩もサポートします。
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戸髙さんには事前に「いつも予約を受け付けている人も同席してもらってください」とお願いしておきましたので、当日は戸髙さんのほか、奥さまの彩さん、それに最近スタッフとして加わった吉永幸平さん(おもに2号店「立呑みとだか」を担当)も参加していただくことになりました。

「それでは最初に、トレタでの予約の取り方がどんな感じか、流れを見ていただきますね」

一同揃ったところで、まずはトレタのデモからスタート。新しい予約の取り方から予約の変更・キャンセルまで、ひととおりの操作方法を、まほまほがゆっくり・じっくりと説明していきます。
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「ぼくにできるかなぁ……」
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戸髙さんはちょっと不安そうな表情を浮かべますが、

「だいじょうぶです。すぐに慣れますよ」
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と、まほまほは微笑みつつ説明を続けます。

たしかに、トレタの導入店のみなさんのなかにはデジタルが苦手な人が結構多くて、iPadを操作することに少し不安を覚える方も少なくありません。でも、使っていれば、あっという間に慣れてしまうというケースがほとんどです(トレタの導入事例記事を見ると明らか。こちらも覗いてみてください!)。

そして、ひととおりのデモが終わったところで、トレタの「基本設定」に取りかかります。
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お店の営業時間や定休日、テーブルや席など、予約を取るときに必要になる項目を、ひとつひとつ設定していくわけです。

本来はお店の方の手で埋めて行ける内容なのですが、何しろこのプロジェクトは、トレタが食堂とだかに「全面協力」しようというもの。今回はとくべつにトレタのメンバーがヒアリングをしながら設定をお手伝いいくことにしました。おもに、まほまほが。

最初に、あらかじめ取得しておいてもらったトレタのアカウント情報を使って、戸髙さんの手で初めてトレタにログイン!
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画面の指示にしたがって、基本設定をスタート。

お店の名前や所在地などの基本情報から、休業日、営業時間……と入力を進めていき、最後にカウンター席をひとつひとつ設定していきます。
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ちなみに、2号店の「立呑みとだか」のカウンター席も含めて設定することで、”本店”である食堂とだかで2号店の席の予約を受け付けられるようにしました。

何しろトレタが用意したiPadは2台。本店と2号店のそれぞれに1台ずつ設置するためです。それぞれのiPadで入力した内容は完全に同期されますので、本店で取った予約を即座に2号店で確認することも可能なわけです。

また、2号店のお客さまから「次は本店の予約を取りたい」と言われた場合にも、その場で本店の予約を受け付けることが可能になるという寸法です。
実際そういうケースが多いとのことで、

「これ助かりますねえ。いちいち本店まで行く必要ないですからね」
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と、吉永さんも話します。

これで、基本設定はひととおり完了しました!

ですが、大切なのは「これから」です。

いま、過去分はもちろん、今後の予約はすべて紙の台帳に記入されています。いうまでもなく、これをあらかじめトレタに転記しておかなければダブルブッキングが発生してしまいます。

「台帳の転記をいつまでに終わらせて、トレタに完全に移行するかを事前に決めておきましょう。1週間後でどうでしょう?」
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と、カズハル先輩。

通常、トレタではこの移行期間を「10日前後」にすることを推奨しています。が、食堂とだかの場合は、お店の規模が小さいので一日あたりの予約件数もそう多くありません。1週間あれば、余裕で移行できるはず。

「わ、わかりました」
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なおも少し不安そうな戸髙さんでした。

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その1週間後。

はたして戸髙さんはちゃんと目標を達成できたでしょうか。改めてお店に伺ってみるとーー

なんと!

戸髙さん本人はもちろん、奥さまの彩さんやスタッフの吉永さんが力を合わせて、すべての転記が完了していました!

もうすでに紙の台帳は使わず、予約の電話がかかってきたら、トレタにさっと入力しているといいます。

「もう、完璧ですよ!予約変更のお電話があったときだけは、さすがにちょっと焦りましたけど(笑)。でも、次は大丈夫。すっかり使い慣れましたから」

実際に、トレタの予約画面を見せてもらうと、
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おお。たしかに完全に移行されていました。トレタのタイムテーブル画面が、予約や当日来店(ウォークイン)の入力データで埋まっています。

前週あれほど不安そうだった戸髙さんですが、これならひと安心です。

と、そんな様子をまるで自分のことのように嬉しそうに眺めつつ、まほまほはこう言うのでした。

「じゃあ、次のステップですね! トレタを使って、さっそくウェブ予約をはじめましょう!」

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第3回「ついに、食堂とだかのウェブ予約がはじまりました!」に続く)

レポート:広報・コミュニケーション室 こばやし